Belgeler, bir sınav sahibinin engellilikle ilgili işlevsel sınırlamalarını, standart bir testin yaşam etkinliğine doğrudan uygulandığı için ele almalıdır. Bunu kolaylaştırmak için, ETS dahil çoğu test kurumu, engellilik belgelerinin önerilen yeniliği hakkında yönergeler sunar. Genel olarak, tüm engellilik kategorileri için, sınav sahibinin uzun süreli engellilik geçmişine dair bilgiler çok önemlidir ve belgeler, engelliliğin mevcut test durumuna ilişkin işlevsel etkisini doğrulamalıdır. Öğrenme güçlükleri (LD), DEHB veya otizm spektrum bozuklukları (ASD) için, son 5 yıl içinde tamamlanan ve/veya test sahibi en az 16 yaşında olduğunda yapılan tanı değerlendirmesi faydalı olabilir. Psikiyatrik engeller, travmatik beyin yaralanmaları (TBI) ve ilaç veya tedavilerle daha değişken veya değiştirilebilen diğer engeller için, düzenleme talebinden itibaren 1 yıl içinde tarihlenen belgeler (yani mektup/rapor) genellikle sınav sahibinin engellilikle ilgili fonksiyonel sınırlamalarının mevcut test durumunda işlevsel etkisinin iyi anlaşılmasını sağlar. Travmatik beyin yaralanması, edinilmiş beyin hasarı veya 1 yıldan fazla önce gerçekleşmiş beyin ameliyatı için, olayın gerçekleşmesinden 1–3 yıl sonra belgelenme faydalı olabilir. Eğer engellilik kalıcı bir sağlık veya duyusal bozukluksa (örneğin, serebral felç, körlük vb.), nitelikli bir uzman tarafından sunulan gerekçe, genellikle sınav sahibinin mevcut test durumuyla ilgili fonksiyonel sınırlamalarını yeterince anlamayı sağlar.
ETS, birçok engelli teste giren kişinin taşımak zorunda kalabileceği nöropsikolojik ve psikoeğitimsel değerlendirmelerin artan maliyeti konusunda endişe içindedir. LD/DEHB çift tanısı olan VDD veya çift tanısı alan teste girenler için kapsamlı bir yeniden değerlendirme artık gerekli değildir. Bunun yerine, sınav yapan kişinin şu durumlarda bir dokümantasyon güncellemesi yeterli olabilir:
- uzun süredir LD veya LD/ADHD geçmişi vardır (tercihen belgelenmiş olan); ve
- kampüsteki Engellilik/Erişilebilirlik ofisi veya işvereninin İK ofisi aracılığıyla düzenlemeler almıştır. [Lütfen unutmayın ki, bir test katılımcısı başka bir standart sınavda (örneğin SAT,® ACT®, GMAT®, LSAT®, MCAT® vb.) uygunluk aldıysa, bu ön onayın doğrulanması yeterlidir. Eğer sınav yapan kişi başka bir test ajansının daha önce onayladığı aynı düzenlemeleri talep ediyorsa, yeniden değerlendirmeye gerek yoktur.]
Bir dokümantasyon güncellemesi belirtildiğinde, genellikle daha önceki belgeleri ve güncellenmiş bilgileri (belgeler 5 yıldan fazla eskiyse) göndermek faydalı olur. Güncelleme, engelliliğin akademik performans üzerindeki devam eden etkisini göstermelidir. Entelektüel işlevsellik genellikle yetişkinlikte stabil olduğundan, WAIS veya benzeri bir ölçüt, ilk raporda kapsanan değerlendirmede uygulanmışsa, WAIS veya benzeri bir cihazın yeniden uygulanması gerekmez. Bir dokümantasyon güncellemesi şunları içermelidir:
- önceki testlerin tarihsel bir incelemesi ve
- Engelliliğin akademik performans üzerindeki devam eden etkisini gösteren son bilgiler. Güncellenmiş başarı ve/veya işlem ölçümleri faydalı olabilir.